Control de proveedores
Cómo validar el NIT de un proveedor en Colombia
Validar el NIT de un proveedor antes de pagar ayuda a detectar errores de captura, datos que no coinciden y estados que deben aclararse con DIAN o RUES.
De la consulta al seguimiento
Consulta un proveedor ahora. Si lo revisas con frecuencia, prepara tu cartera y confirma tu correo para empezar la vigilancia.
- Gratis: hasta 3 NITs, revisión diaria y alertas de cambio por correo.
- Cartera Vigilada: hasta 50 NITs, historial, resumen semanal con tu autorización y CSV para documentar el seguimiento.
Sin tarjeta para empezar gratis. La vigilancia requiere confirmar tu correo; las revisiones dependen de la disponibilidad de las fuentes.
Cómo validar el NIT de un proveedor: tres pasos
Primero consulta el NIT con o sin dígito de verificación. Después compara la razón social, la ciudad y el estado con la factura, el contrato o el RUT que te entregó el proveedor. Por último guarda la fuente y la fecha, y confirma en DIAN o RUES si hay una diferencia.
- →Escribe el NIT tal como aparece en el soporte y revisa que corresponda al proveedor correcto.
- →Contrasta razón social, ciudad y estado; un resultado activo no reemplaza los demás controles.
- →Documenta la consulta y pide soporte oficial antes de liberar un pago si algo no coincide.
Antes de crear el proveedor
Verifica NIT, razón social, RUT actualizado y certificado de existencia cuando aplique. No dependas solo de un dato escrito en correo.
Antes de pagar
Cruza el resultado con factura electrónica, orden de compra, contrato y aprobación interna. Si hay cambios de cuenta bancaria, refuerza el control.
Después de confirmar el correo: vigilancia diaria
Enviar el formulario guarda una solicitud. Abre el enlace personal de tu correo para confirmar la vigilancia y comprueba que tu cartera figure activa. Mientras aparezca pendiente, todavía no está en vigilancia.
- →El cupo gratuito cubre los primeros 3 NITs válidos de tu lista, sin duplicados. Los demás quedan en espera, sin vigilancia; puedes ordenar la lista antes de enviarla.
- →El monitor está programado para revisar una vez al día. No es seguimiento en tiempo real: comprueba la última revisión y la fecha de cada resultado en tu cartera.
- →El primer resultado disponible fija la línea base. Un cambio posterior a cancelado o suspendido genera una alerta por correo; un estado que ya existía no es un cambio nuevo.
Qué te dicen la fuente y la fecha
Revisa juntos el estado, la fuente consultada y la fecha del resultado. Una lectura guardada de otro día no confirma el estado actual del proveedor.
- →Si una fuente no responde, se conserva el último resultado válido con su fecha. Un intento fallido no acredita que el proveedor siga activo ni genera por sí solo una alerta de cancelación.
- →Si no hay un resultado anterior, falta evidencia para confirmar el estado. Contrasta las situaciones sensibles directamente en RUES o DIAN; la consulta y la vigilancia no son certificados oficiales.
Después de una alerta
Si aparece cancelado, suspendido o no encontrado, deja evidencia y solicita soporte antes de desbloquear la operación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo validar el NIT de un proveedor en Colombia?
Consulta el NIT, compara la razón social, ciudad y estado con los soportes del proveedor, y guarda la fuente y la fecha. Si hay diferencias, confirma directamente en DIAN o RUES antes de pagar o contratar.
¿Quién debería validar el NIT?
Normalmente compras, contabilidad o cuentas por pagar. Lo importante es que el control tenga dueño y evidencia.
¿La validación debe repetirse?
Una consulta es puntual. Puedes solicitar vigilancia gratuita para hasta 3 NITs y activarla confirmando el enlace del correo. El monitor programa una revisión diaria; revisa fuente y fecha porque una fuente no disponible impide confirmar el estado actual.
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